Nyansatte
Kære nye kollega
Vi håber, at vores medarbejderportal kan være behjælpelig med at introducere dig til forholdene på centret. For udførlig information om de fysiske rammer, gå til menupunktet om bygning 1910 og 1911.
Hvis du er i tvivl om noget hjælper sekretariatet gerne – personligt eller med henvisning til, hvor du kan finde hjælp.
Vi håber, at du hurtigt vil finde dig godt tilpas på centret.
Hjerteligt velkommen!
Are you our new international colleague? If you have trouble navigating or understanding the CED staff portal, please don’t hesitate to contact us.
Furthermore, you can stop by the International Staff Office (ISO) website to learn more about, e.g., events and activities for international staff. You can also sign up for their comprehensive newsletter with news related to Aarhus University, upcoming events, general information about life in Aarhus, Danish language courses, and much more.
Adjunktvejleder
Når adjunkter og postdocs deltager i universitetpædagogikum, tildeles de en adjunktvejleder i samarbejde med funktionschefen. Derudover kan der efter behov indgås andre konkrete aftaler.
Afdelingsoversigt
Du kan finde en afdelingsoversigt med liste over medarbejderes spidskompetencer her:
Aktivitetsudvalg
Du kan mere om CED's aktivitetsudvalg og finde årskalenderen her: https://ced.medarbejdere.au.dk/aktivitetsudvalg
Arbejdstidsregistrering
Alle TAP-ansatte skal arbejdstidsregistrere, hvor det er muligt officielt at anføre sin daglige komme-gå-tid, hvis man ønsker det.
Registreringen foregår i et skema på SharePoint, som kun medarbejderen selv, dennes funktionschef og Bente Jønshøj har adgang til.
Skemaet er på forhånd udfyldt med normtid, så man behøver ikke gøre noget, medmindre man ønsker at føre en detaljeret registrering.
På CED har vi tillid til hinanden. For at undgå unødig kontrol med arbejdstider har LSU besluttet følgende:
- medarbejdere skal straks tage arbejdstidsregistreringen op med deres leder, hvis de har mere end +30 eller -30 timer, så der kan laves en plan.
- Bente Jønshøj gennemgår arbejdstidsregistreringerne kvartalsvis. Ved betydelige plus- eller minustimer kontakter hun medarbejderen og dennes funktionschef. Herefter aftaler medarbejderen og lederen en plan for at opnå balance, eksempelvis via afspadsering eller ekstra timer i en periode.
CED har pligt til at arkivere arbejdstidsskemaerne. De gemmes derfor afdelingsvis i en SharePoint-mappe, som anvist af AU HR.
Du kan finde en vejledning til arbejdstidsregistreringsskemaet her: https://ior.ad/ajVm
AU's medarbejderside (selvbetjeningen)
På AU's medarbejderside kan du blandt andet finde emneindeks, søge efter bygninger og personer, få de seneste interne nyheder og se kommende arrangementer:
Du kan også, under menupunktet MIN PROFIL, ændre dit visningsnavn/profilnavn, mailadresse, anføre nærmeste pårørende, skifte adgangskode og redigere din personlige medarbejderprofil:
Brightspace
Brightspace er universitetets fælles learning management system (LMS). Det bruges til læringsaktiviteter, kursusmateriale, undervisningsevaluering m.m. Systemet giver først og fremmest mulighed for kontakt mellem underviser og studerende imellem undervisningsgangene. Brightspace er samlingspunkt for kursusmateriale og fungerer som forum for online læring og studenteraktiviteter.
Drift af og support i Brightspace varetages af CED's afdeling for Digital Udvikling.
Find mere om vejledninger, kurser og support her:
Login på Brightspace her:
CED's LinkedIn-profil
CED er aktiv på LinkedIn og alle medarbejdere opfordres til at følge profilen.
Der sendes et opslag ud cirka hver uge med variation indenfor emnerne – eksempelvis invitation til kurser og arrangementer, opslag om AU Educate og nyheder af mere generisk karakter.
Hvis man ønsker at få formidlet egne aktiviteter og nyheder, kan man skrive om det på sin egen profil. Skriv en mail til Nina (na@au.dk) om det, så hun kan 'like' eller dele nyheden via CED’s virksomhedsprofil. Dermed får alle CED’s følgere jeres nyheder at se.
CED's opgaveoversigt
Formålsbeskrivelse for CED’s opgaveoversigt
Formålet med oversigtsarket er at styrke videndeling og koordination på tværs af CED ved at dele info om igangværende (og just afsluttede) aktiviteter på de fem fakulteter. Det kan fx være en møderække om et bestemt emne, et nyt projekt i opstartsfase, CED’s deltagelse i eller arrangement af temadage, sparringsforløb med grupper fra et fagmiljø m.v.
Arket er placeret i en folder på O-drevet, som alle burde have adgang til:
Denne oversigt ligger i forlængelse af et ønske om øget transparens og indsigt i afdelingerne på tværs af CED.
Konceptet er ganske simpelt; Når en opgave eller et projekt er gennemført, udfylder man en linje i arket med informationer om opgaven og aftageren. Vi skulle gerne til sidst have et overblik over CED’s samlede opgaver ude på fakulteterne, og dermed også et opslagsværk, som kan bruges på flere forskellige måder, blandt andet:
Fokus på søgeord. Søg efter særlige tags såsom ’førsteårsdidaktik’.
Eks: I designet af en workshop omhandlende Brightspace og frafald, kunne jeg have behov for at finde en kollega, der tidligere har arbejdet med førsteårsdidaktik.
Fokus på aftager. Sortér arket efter ’Fakultet’, ’Institut’ eller ’Uddannelse’.
Eks: Inden et møde med en underviser eller uddannelsesleder kunne jeg have glæde af at skabe mig et overblik over hvilke opgaver og projekter CED allerede har udført på den pågældende uddannelse
Husk at dette er et pilotforsøg, som vi afprøver i foråret 2023. Efterfølgende vil vi evaluere og vurdere det videre liv for dokumentet.
Q & A
Q: Hvilke typer af opgaver skal skrives ind?
A: Det ved man bedst selv. Har det interesse for kollegaerne i CED, bør man skrive det i arket.
Q: Hvor lang tid tager det?
A: De fleste opgaver kan noteres på under 2 minutter.
Q: Hvor ligger arket sikkert?
A: På vores fællesdrev (O-drevet) – Vi anbefaler at man bookmarker en genvej.
Q: Bliver arket brugt af ledelsen?
A: Anne Mette er ikke bruger af dokumentet. Funktionscheferne bruger dokumentet som værktøj til koordination og opsummeringer på tværs af afdelingerne.
Databeskyttelse (GDPR)
Arbejder du med personoplysninger i dit virke på Aarhus Universitet, er det vigtigt, at du følger lovgivningen på området. Få et overblik over, hvad du skal have styr på ift. GDPR, her:
Digital Velkomst til nyansatte på Aarhus Universitet
Den Digitale Velkomst er fuld af relevante informationer og giver et godt overblik over organisationen samt værktøjer til det daglige arbejdsliv.
Eduroam – det trådløse netværk
Eduroam er AU’s trådløse netværk til studerende, medarbejdere og gæster fra andre forsknings- og uddannelsesinstitutioner. Du kan også tilgå Eduroam fra mange andre universitetet i verden vha. dit sædvanlige login.
Find information og vejledning til Eduroam her:
Gå til-kollega
Når du starter som ny medarbejder, får du en gå til-kollega, der kan hjælpe dig godt i gang. Gå til-kollegaens nærmere rolle aftales med den nærmeste funktionschef. Det kan eksempelvis være en erfaren medarbejder, som kan svare på spørgsmål, introducere dig til arbejdsgange og give dig indsigt i arbejdspladsens kultur. Formålet er at sikre en god start og gøre det nemmere for dig at falde til.
Informationssikkerhed
Informationssikkerhed er ikke bare IT-sikkerhed – det handler i lige så høj grad om hvordan vi agerer, når vi arbejder med data.
På AU's medarbejdersiden om informationssikkerhed kan du finde retningslinjer, som du har pligt til at kende og overholde uanset om man arbejder med forskning, uddannelse, rådgivning eller administration.
Mailsignatur
En mailsignatur bør følge AU's standarder, for at øge autenticiteten ved ekstern kommunikation:
| |||||||
- Adressen til din Pure-profil (venstre kolonne under mailadressen) er https://au.dk/ + din mailadresse.
- Husk at udfylde bygnings- og lokalenummer (højre kolonne).
- Signaturen skal være venstre- og topstillet.
Vejledning til opsætning af mailsignatur
- Åben Outlook og vælg File.
- Vælg Options i venstremenuen.
- Vælg Mail i venstremenuen i det nye vindue, der dukker op.
- Vælg Signatures-knappen i højre side af vinduet.
- Vælg New og navngiv din signatur. Klik OK.
Det er muligt at lave flere signaturer, eksempelvis hvis du vil have en på dansk og en på engelsk eller hvis du vil bruge en anden signatur, når du besvarer mails. - Copy-paste din signatur ind fra Word eller skriv den ind. Klik OK, når du er færdig.
Følg samme procedure, hvis du vil have flere signaturer. Under Choose default siganture kan du vælge, hvilken signatur skal bruges ved nye mails og hvilken signatur skal bruges, når du besvarer mails. - Klik OK når du er færdig med din(e) signatur(er) og OK igen, når du er helt færdig i menuen.
Du kan vælge mellem dine signaturer under signatur-menuen i toppen, når du skriver mails.
Nyhedsbreve
CED udgiver et nyhedsbrev hvert kvartal og alle medarbejdere opfordres til at abonnere:
Få overblik over andre nyhedsbreve på Aarhus Universitet her:
Alle opfordres til at abonnere på Universitetsledelsens og Administrationens nyhedsbrev. VIP opfordres til at abonnere på Forskningsstøtteenhedens nyhedsbrev.
Organisering
CED ledes af Anne Mette Mørcke, der refererer til prorektor Berit Eika. Centeret er organiseret i tre afdelinger og et sekretariat:
Afdeling for Digital Udvikling, ledet af funktionschef Anders Hyldig, løfter opgaver som AU Studypedia og AU Educate, læringsteknologi, brugerunderstøttelse, systemimplementering og teknologiudvikling.
Afdeling for Undervisningsudvikling, ledet af funktionschef Liza Strandgaard, løfter opgaver inden for universitetsdidaktik, metodik, prøveformer og feedback, undervisningsmiljø og -evaluering samt kollegiale fællesskaber.
Afdeling for Uddannelsesudvikling, ledet af funktionschef Tina Bering Keiding, løfter opgaver inden for overgange i uddannelsessystemet, uddannelsesdesign, studieordninger, kvalitetssikring og akkreditering.
Sekretariatet, ledet af Bente Jønshøj, arbejder med ledelses- og forskningsstøtte, kommunikation, kursusadministration, HR og økonomi.
Outlook (Office 365)
Outlook er universitetets fælles mail- og kalendersystem. Ved ansættelse oprettes en mailadresse, og en vejledning til login fra AU IT tilsendes.
Det er universitetets politik, at medarbejderne skal have adgang til at se hinandens kalender, og at man besvarer mødeindkaldelser via kalenderen. Det letter planlægning af møder m.v.
Alle medarbejdere opfordres til at registrere deres aktiviteter i kalenderen – særligt bedes man angive, hvis man ikke er til stede på arbejdspladsen inden for almindelig arbejdstid, og hvordan man kan træffes.
På denne side kan du finde vejledninger til Outlook (Office 365):
Maillister
Du finder centrets maillister ved at skrive #CED i den globale adresseliste.
Personalefoto
Medarbejdere opfordres til at lægge et personalefoto på deres Pure-profil. Du kan finde en vejledning til dette her:
Medarbejdere opfordres til at lægge et personalefoto på deres Outlook-profil. Du kan uploade et foto her:
Personalefotografering foretages cirka hver måned, og du kan finde info om næste fotografering her:
Personalepolitik for AU
AU's personalepolitik udtrykker de grundlæggende principper for Aarhus Universitet som arbejdsplads. Personalepolitikkens formål er at skabe trivsel på arbejdspladsen og at give alle ansatte indflydelse på og de bedst mulige betingelser for en fagligt kompetent og effektiv løsning af universitetets opgaver.
Sygemelding
Ved sygefravær skal medarbejderen, på fraværets første dag, give besked til nærmeste leder og samtidig sætte postkassen: medarbejder.ced@au.dk cc. på mailen.
Ligeledes skal medarbejderen give besked til nærmeste leder og postkassen den dag, medarbejderen er rask og tilbage på arbejde.
Hvis sygefraværet har betydning for kolleger i forhold til opgaveløsning, mødedeltagelse m.v., bør medarbejderen, såfremt det er muligt, også orientere de relevante kolleger.
Desuden bør medarbejderen sætte autosvar på sin e-mail.
Ved planlagt sygefravær, som eksempelvis operation eller lignende, skal nærmeste leder orienteres, så snart medarbejderen er bekendt hermed.
Det er vigtigt, at der meldes ind både ved fraværets start og afslutning, idet fraværet løbende registreres i AU's fraværsregistreringssystem.
