Aktivitetsudvalg

Aktivitetsudvalget har til formål at planlægge og afholde sociale arrangementer i CED.

Udvalget kan også hjælpe øvrige CED-medarbejdere med koordinere og annoncere en aktivitet, hvis de ønsker at planlægge et arrangement for hele centret. Der kobles en lead/kontaktperson fra udvalget på alle aktiviteter. I forhold til økonomi, kan dette aftales med kontaktpersonen fra udvalget.

Udvalget består af medlemmer fra hver af de fire afdelinger. Der skal gerne være mindst én fra hver afdeling repræsenteret (minimum 4 personer). Der er ikke et maks. antal på medlemmer, og alle medarbejdere i CED har fri adgang til møderne. Hver semesterstart genbesættes medlemmer efter behov. Udvalget holder månedlige statusmøder (frokostmøder/morgenrundstykker) á 1 times varighed. Aktivitetsudvalgets arbejde foregår i almindelig arbejdstid.

Udvalget samarbejder i TEAMS, hvor udvalgets dokumenter placeres.

Udvalget indsamler løbende ønsker og forslag til aktiviteter fra øvrige CED-medarbejdere – der er oprettet en padlet til formålet.
 

Der udkommer en årskalender med en oversigt over planlagte aktiviteter – der kan arrangeres øvrige aktiviteter herudover. Annonceres løbende gennem mail til alle via #CED_alle og #CED_Studentermedhjælpere.

Det afgøres fra gang til gang, hvordan man tilmelder sig og eventuelt betaler til et arrangement.

Lead’en (kontaktpersonen i aktivitetsudvalget) på aktiviteten udformer aktivitetsbeskrivelse eller hjælper arrangøren med det via dette template:

• Aktivitetsbekskrivelse (Word-dokument)

Udvalget har et årligt budget på maks. 50.000,- til denne type (overvejende) sociale arrangementer (maks. 200 per person per aktivitet – og ellers derudover egenbetaling).

For hvert enkelt arrangement skal AU-udgiften holde sig under 200,- per person. Man kan ikke lave to arrangementer, der ikke koster noget, for så derefter at bruge 500,- per person på et arrangement. CED skal i regnskabsrevisionen kunne forklare, hvad vi bruger pengene på. Her sætter man en ’grænse’ på 200,- per medarbejder ved en given aktivitet. Aktiviteter, der koster mere, skal derfor indebære en egenbetaling fra deltagerne, når formålet er overvejende socialt og samarbejdsfremmende.

Som udgangspunkt indsamler vi egenbetalinger via AU's Conference Manager-system. Aktiviteter, der indebærer spiritus udover øl og vin (fx whisky-, mjød- eller snaps-smagning), skal udføres udenfor AU regi. Egenbetalinger vil derfor i stedet blive via MobilePay og komme til at ligge på en betroet CED-medarbejders privatkonto.

Som udgangspunkt lægger vi op til, at alle arrangementer, som har et maks. antal personer (dvs. hvor alle ikke kan komme med), skal planlægges så der er en egenbetaling.

Sidste fredag i hver måned er der som udgangspunkt fredagsbar, gerne med forudgående fagligt oplæg/videndeling/del dine succeser, eller en anden social aktivitet.

Fredagsbaren starter kl. 15.00.

Alle aktiviteter sker udenfor normal arbejdstid, men der kan dog være tilfælde, hvor vi “tyvstarter” i løbet af arbejdsdagen. Her stiles det dog efter, at de fleste medarbejdere ikke er forhindret i at deltage.

Alle CED-medarbejdere er velkomne til alle aktiviteter, og skal modtage samme annoncering og tilmeldingsfrist.

Studentermedhjælpere får nedslag i egenbetalingen.

Vi har opmærksomhed på, at større fælles aktiviteter, ture og fester ikke skal centreres omkring alkohol. Dvs. overvej altid alkoholfrie alternativer og supplementer, og lad formålet være fællesskabet, ryste-sammen aktiviteter, teambuilding, faglighed, videndeling, temaer m.m.

Generel opmærksomhed på allergier, fødevareintolerans og særlige diæter – alternativer og supplementer. I nogle tilfælde kan man, i dialog med lead’en (kontaktpersonen i aktivitetsudvalget), få udleveret et beløb til at indkøbe særlig mad til sig selv, hvis det af forskellige årsager er svært for aktivitetsudvalget at efterkomme hensynene. Budgettet til dette er det samme som madbudgettet for øvrige deltagere.

Vi sigter så vidt muligt efter fysisk inklusion i alle vores aktiviteter. Dog vil nogle aktiviteter unægteligt have en fysisk slagside, som visse ansatte af forskellige årsager vil være forhindret i at deltage i. Vi siger efter, at man har mulighed for at møde op og kigge på, også selvom man ikke nødvendigvis kan deltage i en given aktivitet.

Vedr. corona eller anden sæsonsyge følger vi de gældende retningslinjer på området. Derudover sørger vi for service til snacks, håndsprit og udluftning ved indendørs aktiviteter.