Mødefora

Afdelings- og sekretariatsmøder har til formål at sikre, at den enkelte afdeling jævnligt drøfter emner af væsentlig principiel interesse for afdelingen, at afklare fælles driftsproblematikker, samt at opbygge et socialt fællesskab i afdelingen som understøtter det faglige, daglige arbejde. De bærende værdier for møderne er nysgerrighed, samskabelse og handlekraft.

Alle medarbejdere i en afdeling/sekretariatet prioriterer deltagelse og bidrag højt.

De tre afdelinger og sekretariatet mødes hver især efter behov enten gang om ugen, hver 14. dag eller som minimum en gang om måneden. Frekvensen evalueres halvårligt af afdelingen selv.

Man kan vælge, at nogle af møderne afholdes online, men det bør tilstræbes, at afdelingen/sekretariatet mindst mødes fysisk samlet én gang hver måned.

Funktionschef/sekretariatsleder planlægger mødekalenderen, men kan uddelegere konkret mødeledelse, samt plan for indhold og aktiviteter på det enkelte møde til en medarbejder.

Møderne kan dække emner som status på igangværende opgaver, præsentation og kvalificering af nye opgaver og projekter, tværgående drøftelser af handleplaner og strategiske indsatser, erfaringsudveksling, teambuilding, inspirationsoplæg og frie drøftelser, intern kompetenceudvikling, administrative emner og nyt fra ledelsen.

Referat deles i afdelingen/sekretariatet.

Formålet med CED-fællesmøder er at etablere fællesskab og fælles retning for alle medarbejdere. Alle medarbejdere er derfor velkomne til at deltage og bidrage.

Mødefrekvensen er hver anden måned (op til 6 gange årligt). Frekvensen evalueres af centerledelsen.

Møderne kalendersættes i størst muligt omfang som den første mandag i måneden og bookes ½ år frem.

Man kan vælge, at nogle af møderne afholdes online, men det tilstræbes, at CED mindst mødes fysisk samlet hvert kvartal.

Centerleder planlægger mødekalenderen, men kan uddelegere konkret mødeledelse, samt plan for indhold og aktiviteter på det enkelte møde til en medarbejder.

Møderne kan dække emner som fælles sociale aktiviteter, arbejdsmiljø, præsentation af nye store projekter, forskningsnyt, oplæg fra afdelinger og faglige fællesskaber på CED, tværgående drøftelser af handleplaner og indsatser, inspirationsoplæg, kompetenceudvikling og nyt fra ledelsen.

Der refereres ikke fra møderne.

Mødes hver 14 dag med henblik på at træffe fælles beslutninger på tværs af CED, koordinere aktuelle indsatser og lægge en retning på fremtidige prioriteringer.

Deltagerkredsen er AMM og de tre funktionschefer.

Beslutninger i centerledelsen formidles på afdelingsmøder eller via mail til alle.

Formålet med fakultetskoordinationsmøder er at sikre et informationsflow på tværs af afdelinger om fakultetsnære spørgsmål og særlige behov.

Alle er velkomne (drop ind), hvis man har opgaver relateret til det pågældende fakultetet.

Alle kolleger kan mødes på tværs af afdelingerne til fakultetskoordinationsmøder efter behov, fysisk eller online. Tidspunkterne meldes ud via CED's medarbejderportal eller e-mails. Møderne kan dække emner som status på igangværende opgaver på det enkelte fakultet, erfaringsudveksling og intern kompetenceudvikling.

Fakultetskoordinatorerne planlægger mødekalenderen og varetager mødeledelsen.

Der refereres ikke fra møderne, men materialer og oplæg kan deles i medarbejderportalen.

Fakultetskoordinatorerne er:

De fem fakultetskoordinatorer løfter disse opgaver, som svarer til 20 % af deres arbejdstid:

1. Samarbejder med funktionschef om at understøtte, at vores fakultetsbaserede arbejde er afstemt med uddannelsesnære ønsker og behov (’tæt og nært’).
2. Deltager i relevante uddannelsesfora efter behov.
3. Fungerer som forbindelsesofficer fra CED til institut- og afdelingsniveauerne.
4. Opsøger information om behov og ønsker fra udvalgte fagmiljøer til CED.
5. Bidrager internt i CED til videndeling og kompetenceudvikling, eksempelvis ved at være tovholder for en møderække, hvor kolleger mødes om et fakultetsbaseret emne eller sparring.
6. Kommunikerer med kolleger på CED om nye indkommende opgaver.

Fakultetskoordinatoropgaven indebærer ikke personaleledelse. Alle medarbejdere på CED bidrager til at sikre, at indkommende henvendelser løses smidigt og hurtigt, enten af en selv eller af en kollega, som man sender henvendelsen direkte videre til. Alle større nye opgaver løftes direkte til funktionschefen af alle medarbejdere.

I kraft af sit store netværk vil fakultetskoordinatoren ofte opleve at blive kontaktet om nye aktiviteter og opgaver. Kan man videresende opgaven til en relevant kollega, så er det ’god spilfordeling’, men kan man som fakultetskoordinator ikke umiddelbart foreslå opgaven til en kollega, så løftes den til en funktionschef.