Økonomi og indkøb
Ansøgningsskema: Bevilling af rejser, konferencer og øvrige udgifter
- Ansøgningsskema: Bevilling af rejser, konferencer og øvrige udgifter
(Linket åbner som et Word-dokument)
Beskrivelse af selvforklarende tekst vedr, formål med omkostninger ved afregning af rejser og udgifter
Revisionen har skærpet opmærksomhed på, at der ved afregning af omkostninger i RejsUd skal fremgå en selvforklarende, entydig beskrivelse af, hvorfor og til hvilket
formål købet er foretaget. Beskrivelsen af, i hvilken anledning købet er foretaget, skal være entydig og selvforklarende, så det kan forstås af tredjemand. Det vil derfor ikke være hensigtsmæssigt at skrive forkortelser uden at forklare dem. I fald der fremgår forkortelser, så skal de være almen kendte eksempelvis EU, COP28 m.v. Den til afregningen vedhæftede dokumentation skal underbygge formålsbeskrivelse og eventuelt deltagerkreds.
Hvor skal den selvforklarende tekst stå?
I RejsUd skal den selvforklarende tekst stå i feltet ”Afregningsnavn”:
Til at underbygge formålsbeskrivelsen skal afregninger i RejsUd vedhæftes dokumentation. I forbindelse med møder skal mødedagsorden vedhæftes, og ved deltagelse i konferencer skal program for konferencen vedhæftes. Ved forplejning til møder skal navne på deltagere oplyses. Hvis der er deltagere, der ikke er ansat på AU, så skal deres tilhørsforhold (eksempelvis universitet) oplyses. Yderligere skal alle afregninger altid dokumenteres med faktura/kvittering.
Til inspiration er nedenfor vist en række eksempler på selvforklarende tekster.
| Anledning | Teksteksempler |
|---|---|
| Flybilletter | Deltagelse i “Inspiration in Education” Konference (EduTech) Europe i Amsterdam 11-12. okt. 2023 |
| Deltagelse i SELFIEforTEACHERS Expert Network Worshop, EU i Brussels Belgien feb.2024 | |
| Forplejning interne møder | CED medarbejdermøde dd/mm/ åååå |
| Forplejning møder m. eksterne deltagere | Forskningsmøde med xxxxxx fra Københavns Universtitet dd/mm/ åååå |
| Educational IT (EDU-IT) afsluttende projektmøde/afrapportering dd/mm/ åååå | |
| IT | Køb af Røde mikrofoner til studie – (Røde Wireless pro Gear4music) til brug for xxxxxxxxxxxx |
| Software Licens til Canva - www.canva.com i forbindelse med udarbejdelse af flyer til kursus | |
| Konferencer | Association for Medical Education in Europe-AMEE konference i Basel 25-28 aug. 2024 |
| Konference Teaching for Active Learning ved Syddansk Universitet dd/mm/ åååå | |
| Kørsel i egen bil (RejsUd) Køb af transport, f.eks. bus, taxa | Kørsel til projektmøde vedr. ”Digital Curriculum” i Odense dd/mm/ åååå |
| Transport til IT Universitetet København ITU til netværksmøde dd/mm/ åååå | |
| Transport/kørsel til Viborg, Institut for Husdyr- og Veterinærvidenskab vedr. Seminar Dyrevidenskab - opstart og 1. seminar dd/mm/ åååå | |
| Rejsedage til Malmø i Sverige mhp. dataindsamling og samarbejde med co-supervisor dd/mm/ åååå | |
| Møder | Møde/workshop hos Forsknings- og Uddannelsesministeriet (UFM) i København dd/mm/ åååå |
| Månedlig arbejdsdag/undervisning på Århus lokation | |
| Togrejse | Tog til projekt ”Digital Curriculum” workshop (DiCu) ved Københavns Univeristet dd/mm/ åååå |
| Tog til AEU Kursus i Odense: Gør studieordninger endnu bedre dd/mm/ åååå |
Bestilling via elektronisk faktura (EAN)
- EAN: 5798000433816
- CVR-nr./VAT-nr.: 31119103
Bestilling via IT-webshop
Kontering i IT-webshop
Sagsnr.: 35104 – UPC Staben
Sagsopgave: 51703 – IT og Telefoni
NB: IT-indkøb skal ikke konteres under den enkelte afdeling.
De 5 hurtige – Info til leverandører
Når du bestiller varer for AU skal oplyse de nedenstående fem informationer – også kaldet de 5 Hurtige. Du kan læse mere om de 5 hurtige og deres formål her.
- Aarhus Universitets CVR-nr.
AU's CVR nummer er 31 11 91 03 - EAN
CED's EAN er: 5798000433816 - Bestiller og rekvirent
Foretager du en bestilling, skal du oplyse dit eget navn, og anføre Birthe Tillgaard som rekvirent. - Varenummer/varebeskrivelse
Du skal afgive en kort entydig og præcis beskrivelse af varen/ydelsen. - Sag/sagsopgave
Du skal oplyse det projekt nr. og aktivitet nr., som købet ligger under.
Kontering til afregning i RejsUd
Sted: 9181
Sagsnr.: 35104 – UPC Staben
Sagsopgave efter udgiftstype:
- 51701 – rejser, hotel, forplejning
- 51703 – IT udstyr mv.
- 51705 – anden drift
Princip for eksterne midlers anvendelse
CED’s medarbejdere bliver løbende involveret i projekter og aktiviteter, som er finansieret af eksterne midler. Vi ønsker aktivt at øge CED’s eksterne finansiering, så flere medarbejdere forhåbentlig kommer til at opleve at skulle finansiere (dele af) en opgaveløsning via bevillinger af forskellig art. Her skitseres derfor de bærende principper for anvendelse af sådanne midler.
Vær først og fremmest opmærksom på, at uanset om man selv har skaffet midlerne eller om man står som projektejer, så er alle midler i CED’s kontosystem offentlige og tilhører universitetet, ikke den enkelte medarbejder. Forvaltningsreglerne skal altid følges og CED’s ledelse skal kunne stå på mål for midlernes anvendelse. Som forvalter af eksterne offentlige midler kigges man derfor over skulderen af både ledelsen og CED’s interne økonomimedarbejder (Birthe Tillgaard). Ledelsen har også meninger om, hvordan midlerne bruges. Det har vi pligt til.
Eksternt finansierede forsknings- og udviklingsprojekter
Projektejer må disponere indenfor for budgetrammen, som det fremgår af enkeltposterne i budgettet. Eksempelvis møder og konference, studentermedhjælp eller teknisk udstyr. Dispositioner, der rækker ud over en enkeltposts budgetterede beløb skal altid afklares først, også selvom der er frie midler på en anden post i budgettet. I tvivlstilfælde drøftes sagen med nærmeste leder. Alle planer om eventuelle ansættelser (undtagen brug af studentermedhjælp) drøftes eksplicit med nærmeste leder inden iværksættelse. Større bevillinger evalueres kvartalsvis af AMM.
Andre eksternt finansierede aktiviteter
Aktiviteter i denne kategori er eksempelvis indtægter fra ordinær STÅ-belagt undervisning, kurser i regi af forskerskolerne eller lønrefusion fra projekter, som er forankret uden for CED. Aktiviteterne ses som en del af medarbejdernes opgaveportefølje. Midlerne tilfalder derfor CED. Medarbejdere kan naturligvis drøfte ønsker til anvendelse af midlerne med nærmeste leder.
